Multi-Tarefa Nociva

Sempre que ha alguem esperando pela saída de sua tarefa para que possa fazer o trabalho dela(e) caracteriza uma multi-tarefa nociva, portanto nem toda multi-tarefa é nociva, quando ninguém esta esperando pela sua saída não há nada de errado em comutar várias tarefas.

Para alguns representa uma fuga do tédio de trabalhar em uma coisa por vez, nossa mente exige estimulação mais alta e, portanto, continuamente mudamos de assunto. Todavia frequentemente a culpa é a priorização. Nos pedem para iniciar várias tarefas simultaneamente e cada uma delas possui um CLIENTE esperando por sua saída.
Cada cliente quer que a tarefa DELE progrida e constantemente pergunta: "já terminou?", forçando-nos a comutar repetidamente para a tarefa dele para que algo seja feito e a ele reportar o progresso.
Este ciclo nos força a comutar tarefas repetidamente. Naturalmente, ao trabalhar numa tarefa você não está fazendo progresso em nenhuma outra. Se seus clientes contam com uma entrega rápida, eles levarão seus negócios para outro lugar. Para alguns clientes só o progresso já é suficiente. Não é necessário que seja
rápido, desde que esteja sendo feito. Porém, mesmo se você tiver sorte o bastante para ter tais clientes, qual é o impacto em você e no seu negócio?

Um exemplo simples para entender o quanto a multi-tarefa pode ser nociva, uma fila de caixas da mercearia:
Imagine que, em vez de atender uma pessoa por vez, o processo de pagamento no caixa incluísse a varredura de um produto de cada pessoa na fila, e então fosse repetido. Se há apenas uma pessoa na fila, o tempo necessário para o pagamento seria apenas o tempo necessário para varrer seus produtos, pegar seu dinheiro e empacotar suas mercadorias.
Entretanto, se após você chegar na fila e um ou mais de seus itens tivessem sido registrados, outra pessoa entra na fila e, em vez de completar seu pedido, o caixa pegar um item desta outra pessoa, registrá-lo, e depois pegar um de seus itens, registrá-lo, e repetir. Agora demorará duas vezes mais para você completar sua compra. Enquanto o caixa está registrando seus itens e, simultaneamente, o da pessoa atrás de você, outra pessoa entra na fila. Agora o caixa pega um item seu, depois um da próxima pessoa, e depois um da nova pessoa, e repete. O que acontece quando outra pessoa entra na fila? Como você pode ver, quanto mais pessoas entrarem na fila, mais demorará para você completar sua transação. Você compraria nesta loja mais
de uma vez? Não. Então, por que você faz isso com sua equipe e com seus clientes? A forma mais rápida de completar uma transação é começá-la e fazê-la até terminá-la. Você pode, então, concentrar-se na tarefa e no cliente. É mais rápido e fornece o melhor serviço ao cliente. Ninguém reclama, a menos que a fila fique muito grande. Quando comutamos de tarefas, o risco de problemas com a qualidade também aumenta. Nos esquecemos do que foi feito e do que não foi feito. Nós corremos para etornarmos a outra tarefa. Passamos por cima de pequenos detalhes em nosso ajuste. A pressão de clientes irados adicionam estresse ao trabalho, nos tornando menos satisfeitos e sujeitos a negligenciar um bom serviço. O envolvimento da gerência aumenta, para lidar com clientes “importantes” ou altamente impacientes, e a aceleração (despacho) começa a tornar-se uma forma de lidar com eles. Quanto mais e mais clientes começam a exigir um serviço mais rápido, a gerência começa a focar em métodos complicados de priorização para satisfazer a todos e manter os empregados focados em “fazer a coisa certa”.

Nem toda Multi-tarefa é nociva... Lembre-se, multi-tarefa nociva é quando uma tarefa esta atrasada e a pessoa quem você deve o resultado esta esperando você terminar.

Atitude

Ter Atitude - Tem haver com o estado físico-mental, é estar com o corpo e mente voltado a um propósito definido com intuito de atingir objetivos.

Uma vez que um objetivo baseado na inércia, não passa de idéias ou textos que somente servem para decorar lapides.

a base da atitude pode ser:
=> A Ação
=> T Trabalho
=> I Inteligência,
=> T Tenacidade
=> U Utilidade
=> D Dados

Control de Cobranza

La base de un buen control de cobranza debe apoyarse en una política de cobranza que establezca los intervalos de tiempo que despegan cada fase del proceso de cobranza, y la data en la que una cobranza es entregue al sector jurídico. Una política establecida con vigor evita que ciertas deudas se fuguen al control del personal de crédito, todavía podrán ser alterados, una vez por otra, a fin de adapten a ciertos casos.

La Política de cobranza tiene una importancia muy grande en la instrucción del personal del departamento de abono estableciendo una base para una mejor practica, indicando soluciones de problemas relativos a descuentos abusivos, cheques sin cobertura, letras protestadas, clientes dudosos, y encargos hechos por clientes con saldos deudores.

EstructuraCreación de un sector administrativo que se dedique a la cobranza de dividas y al control de créditos, es recomendable la creación de esa estructura en empresas que possuemum volumen de facturación y una clientela variada. La experiencia ha revelado que los costes de un equipo de cobranza son justificables y compensados con la extrema eficacia de su atuação.

Apoio jurídico, que puede y debe ser utilizado tanto en la fase extrajudicial como judicial. Aunque las cobranzas se vengan a concentrar, preferencialmente, en los montantes más significativos, las deudas pequeñas no deben ser menoscabadas.

Por veces, el somatório de estas alcanza montantes sorprendentes que pueden afectar la liquidez de la empresa. Á medida que los valores no pagado se distancian de la data en la que vencieron es necesito tornar más enérgica a cobrança. A empresa puede adoptar normas generales (siempre analizando los casos especiales).

Una vez registrado el atraso en el pago de una factura, se sugiere que sea establecido un primero contacto con el deudor, directo y personal, como forma de pedir el pago de la divida. Em vez del envío de una carta de cobranza, el acreedor deberá auxiliarse del teléfono o de otros medios de comunicación personales, como sea el e-mail o el propio fax, dado su utilización revelarse bastante más eficaz en lo contacto con el devedor. Posteriormente, caso lo contacto telefónico no surta el efecto deseado, debe ser enviada una carta de cobranza. Para maximizar el impacto de este medio, se debe disponer la carta con cuidado, dándole un carácter personalizado.

La mejor forma para demostrarlo es redactar una carta objetiva, firme, afable y enderezar la misma al responsable de la área financiera, con referencia con contactos anteriores y, si posible, mencionar las respectivas datas. se debe evitar la utilización de expresiones como "primero aviso" o "primera solicitación". Estas expresiones dan la idea del que puede haber un según o más advertencias.

Lo objetivo es presionar el deudor al inmediato pago, sin le dar esperanza de tolerancia o flexibilidad por parte del acreedor.

Controle Cobrança Clientes

A base de um bom controle de cobrança deve apoiar-se numa política de cobrança que estabeleça os intervalos de tempo que separam cada fase do processo de cobrança, e a data em que uma cobrança é entregue ao setor jurídico.

Uma política estabelecida com vigor evita que certas dívidas fujam ao controle do pessoal de crédito, todavia poderão ser alterados, uma vez por outra, a fim de adaptarem a certos casos.

A Política de cobrança tem uma importância muito grande na instrução do pessoal do departamento de credito estabelecendo uma base para uma melhor pratica, indicando soluções de problemas relativos a descontos abusivos, cheques sem cobertura, letras protestadas, clientes duvidosos, e encomendas feitas por clientes com saldos devedores.

Estrutura

Criação de um setor administrativo que se dedique à cobrança de dividas e ao controle de créditos, é recomendável a criação dessa estrutura em empresas que possuemum volume de faturamento e uma clientela variada. A experiência tem revelado que os custos de uma equipe de cobrança são justificáveis e compensados com a extrema eficácia da sua atuação.Apoio jurídico, que pode e deve ser utilizado tanto na fase extrajudicial como judicial. Embora as cobranças se devam concentrar, preferencialmente, nos montantes mais significativos, as dívidas pequenas não devem ser menosprezadas. Por vezes, o somatório destas atinge montantes surpreendentes que podem afetar a liquidez da empresa.

Á medida que os valores não pagos se distanciam da data em que venceram é preciso tornar mais enérgica a cobrança.A empresa pode adotar normas gerais (sempre analisando os casos especiais). Uma vez registrado o atraso no pagamento de uma fatura, sugere-se que seja estabelecido um primeiro contacto com o devedor, direto e pessoal, como forma de solicitar o pagamento da divida.Em vez do envio de uma carta de cobrança, o credor deverá socorrer-se do telefone ou de outros meios de comunicação pessoais, como seja o e-mail ou o próprio fax, dado a sua utilização revelar-se bastante mais eficaz no contacto com o devedor.Posteriormente, caso o contacto telefónico não surta o efeito desejado, deve ser enviada uma carta de cobrança. Para maximizar o impacto deste meio, deve-se preparar a carta com cuidado, dando-lhe um caráter personalizado.

A melhor forma para o demonstrar é redigir uma carta objetiva, firme, afável e endereçar a mesma ao responsável da área financeira, com referência a contactos anteriores e, se possível, mencionar as respectivas datas. Deve-se evitar a utilização de expressões como "primeiro aviso" ou "primeira solicitação". Estas expressões dão a idéia de que pode haver um segundo ou mais avisos. O objetivo é pressionar o devedor ao imediato pagamento, sem lhe dar esperança de tolerância ou flexibilidade por parte do credor.

ITIL (Informatcion Technology Infrastructure Library)

ITIL (Informatcion Technology Infrastructure Library) é considerada a fonte das melhores práticas em Gestão de Infra-strutura de TI, onde o objetivo principal é alinhas os processos de Gestão da TI com os objetivos de negócio das organizações baseada em pessoas, processos e tecnologia.

A biblioteca é composta de vários livros contendo os principais processos e as recomendações das melhores práticas para gerir infra-strutura de TI.

Service Delivery, onde são abordados os processos estratégicos para a gestão de:
Nível de Serviço
Disponibilidade
Finanças de TI
Capacidade
Continuidade dos Serviços de TI

Service Support, onde são abordados os processos operacionais para a gestão de:
Incidentes
Problemas
Configuração
Mudança
Liberação de Software
Service Desk ( função )

O Service Desk executa a primeiro nível de apoio para os Serviços de TI executam as seguintes atividades:
Recebe Telefonemas, fax, e-mails, etc., sobre incidentes;
Registra todos os incidentes (incluindo Requisições para Mudança);
Classifica os Incidentes;
Prioriza os incidentes;
Escala os Incidentes;
Procura por uma Solução de Contorno;
Acompanha o Incidente;
Atualiza o Cliente e o Grupo de TI sobre o progresso do Incidente;
Realiza atividades de comunicação para outros processos;
Verifica o Banco de dados da Configuração diariamente;
Envia relatórios gerenciais sobre o desempenho do Service Desk para os Gerentes e Clientes.

Benefícios
Os benefícios colhidos com a implementação de um SD podem ser a Melhoria:
da Satisfação e da percepção do Cliente;
da comunicação e informação através de um único ponto de contato;
da qualidade e rapidez do atendimento das requisições do Cliente;
do trabalho em equipe e a comunicação;
do uso dos recursos da TI;
do aumento da produtividade do pessoal de negócio;
do controle e gerenciamento da infra-estrutura;
da informação de apoio às decisões;
e a redução de impactos negativos sobre o negócio.

Um benefício chave de um SD é o fornecimento de informação gerencial como:
O uso de recursos pela equipe;
As deficiências do serviço;
As metas alcançadas;
O desempenho do serviço;
As necessidades de treinamento do Cliente. `


Para uma boa implanatação de um Service Desk é essencial atender a esses tópicos.
• Entender as necessidades do Negócio;
• Entender os requisitos do Cliente;
• Fornecer os recursos para treinar os Clientes, equipes de apoio e a equipe do SD;
• Definir de forma clara os objetivos e os serviços que devem ser entregues;
• Rever os Acordos de Nível de Serviço.

Arquiterura Orientada a Serviços

Uma arquitetura orientada a serviços, mais comumente referenciada pelo acrônimo SOA (Service Oriented Architecture), consiste em um projeto de Software cujo objetivo maior é obter interoperabilidade entre componentes de software utilizando acoplamentos fracos (loose-coupling).

Nessa arquiterua SOA, uma camada de serviços agrega componentes e funcionalidades relacionadas a um ou mais processos. Essa camada é publicada em rede e poder invocada de forma remota por aplicações cliente ou outros serviços de software.

Vantagens:
Interoperabilidade: as aplicações clientes de uma aplicação SOA podem estar implementadas em qualquer plataforma de software e hardware, distinta da plataforma onde a camada de serviços foi implementada;

Reusabilidade: os serviços e funcionalidades oferecidos por uma aplicação SOA são altamente reutilizaveis a baixo esforço.

Sobre Auditoria

INTRODUÇÃO E ATRIBUTOS

A auditoria interna é o conjunto de técnicas que visa avaliar, a gestão da Companhia, pelos processos e resultados gerenciais, mediante a confrontação entre uma situação encontrada com um determinado critério técnico, operacional ou normativo. Por tanto um importante componente de controle das Corporações na busca da melhor alocação dos recursos, não só atuando para corrigir os desperdícios, as impropriedades/disfunções, a negligência e a omissão, sobretudo, antecipando-se a essas ocorrências, procurando garantir os resultados pretendidos, e mais destacando os impactos e benefícios, especialmente sob a dimensão da eqüidade.
Como objetivo primordial fortalecer a gestão e racionalizar as ações de controle da
Companhia.
Os trabalhos desenvolvidos pela Unidade de Auditoria Interna objetivam, em última instância, a adequação da gestão de riscos operacionais, dos controles internos administrativos, proporcionando uma razoável garantia de que tais processos funcionam de acordo com o planejado, fazendo recomendações para a melhoria das operações da companhia, em termos de economia, eficiência, eficácia, efetividade e eqüidade do desempenho organizacional .
O fortalecimento da gestão consiste em fornecer julgamentos imparciais, com independência e objetividade, no intuito de agregar valor aos processos de trabalho,
contribuindo para o cumprimento das metas previstas.

FINALIDADES DA AUDITORIA
Aferir a preservação dos padrões estabelecidos e preceder o levantamento de dados que permitam conhecer a qualidade, a quantidade, os custos e os gastos.;
Avaliar objetivamente os elementos componetes dos processos, serviço ou sistema auditado, objetivando a melhoria dos procedimentos, através da detecção de desvios dos padrões estabelecidos;
Avaliar a qualidade, a propriedade e a efetividade dos serviços, visando a melhoria progressiva;
Produzir informações para subsidiar o planejamento das ações que contribuam para o aperfeiçoamento dos processos.