Sempre que ha alguem esperando pela saída de sua tarefa para que possa fazer o trabalho dela(e) caracteriza uma multi-tarefa nociva, portanto nem toda multi-tarefa é nociva, quando ninguém esta esperando pela sua saída não há nada de errado em comutar várias tarefas.
Para alguns representa uma fuga do tédio de trabalhar em uma coisa por vez, nossa mente exige estimulação mais alta e, portanto, continuamente mudamos de assunto. Todavia frequentemente a culpa é a priorização. Nos pedem para iniciar várias tarefas simultaneamente e cada uma delas possui um CLIENTE esperando por sua saída.
Cada cliente quer que a tarefa DELE progrida e constantemente pergunta: "já terminou?", forçando-nos a comutar repetidamente para a tarefa dele para que algo seja feito e a ele reportar o progresso.
Este ciclo nos força a comutar tarefas repetidamente. Naturalmente, ao trabalhar numa tarefa você não está fazendo progresso em nenhuma outra. Se seus clientes contam com uma entrega rápida, eles levarão seus negócios para outro lugar. Para alguns clientes só o progresso já é suficiente. Não é necessário que seja
rápido, desde que esteja sendo feito. Porém, mesmo se você tiver sorte o bastante para ter tais clientes, qual é o impacto em você e no seu negócio?
Um exemplo simples para entender o quanto a multi-tarefa pode ser nociva, uma fila de caixas da mercearia:
Imagine que, em vez de atender uma pessoa por vez, o processo de pagamento no caixa incluísse a varredura de um produto de cada pessoa na fila, e então fosse repetido. Se há apenas uma pessoa na fila, o tempo necessário para o pagamento seria apenas o tempo necessário para varrer seus produtos, pegar seu dinheiro e empacotar suas mercadorias.
Entretanto, se após você chegar na fila e um ou mais de seus itens tivessem sido registrados, outra pessoa entra na fila e, em vez de completar seu pedido, o caixa pegar um item desta outra pessoa, registrá-lo, e depois pegar um de seus itens, registrá-lo, e repetir. Agora demorará duas vezes mais para você completar sua compra. Enquanto o caixa está registrando seus itens e, simultaneamente, o da pessoa atrás de você, outra pessoa entra na fila. Agora o caixa pega um item seu, depois um da próxima pessoa, e depois um da nova pessoa, e repete. O que acontece quando outra pessoa entra na fila? Como você pode ver, quanto mais pessoas entrarem na fila, mais demorará para você completar sua transação. Você compraria nesta loja mais
de uma vez? Não. Então, por que você faz isso com sua equipe e com seus clientes? A forma mais rápida de completar uma transação é começá-la e fazê-la até terminá-la. Você pode, então, concentrar-se na tarefa e no cliente. É mais rápido e fornece o melhor serviço ao cliente. Ninguém reclama, a menos que a fila fique muito grande. Quando comutamos de tarefas, o risco de problemas com a qualidade também aumenta. Nos esquecemos do que foi feito e do que não foi feito. Nós corremos para etornarmos a outra tarefa. Passamos por cima de pequenos detalhes em nosso ajuste. A pressão de clientes irados adicionam estresse ao trabalho, nos tornando menos satisfeitos e sujeitos a negligenciar um bom serviço. O envolvimento da gerência aumenta, para lidar com clientes “importantes” ou altamente impacientes, e a aceleração (despacho) começa a tornar-se uma forma de lidar com eles. Quanto mais e mais clientes começam a exigir um serviço mais rápido, a gerência começa a focar em métodos complicados de priorização para satisfazer a todos e manter os empregados focados em “fazer a coisa certa”.
Nem toda Multi-tarefa é nociva... Lembre-se, multi-tarefa nociva é quando uma tarefa esta atrasada e a pessoa quem você deve o resultado esta esperando você terminar.
