Controle Cobrança Clientes

A base de um bom controle de cobrança deve apoiar-se numa política de cobrança que estabeleça os intervalos de tempo que separam cada fase do processo de cobrança, e a data em que uma cobrança é entregue ao setor jurídico.

Uma política estabelecida com vigor evita que certas dívidas fujam ao controle do pessoal de crédito, todavia poderão ser alterados, uma vez por outra, a fim de adaptarem a certos casos.

A Política de cobrança tem uma importância muito grande na instrução do pessoal do departamento de credito estabelecendo uma base para uma melhor pratica, indicando soluções de problemas relativos a descontos abusivos, cheques sem cobertura, letras protestadas, clientes duvidosos, e encomendas feitas por clientes com saldos devedores.

Estrutura

Criação de um setor administrativo que se dedique à cobrança de dividas e ao controle de créditos, é recomendável a criação dessa estrutura em empresas que possuemum volume de faturamento e uma clientela variada. A experiência tem revelado que os custos de uma equipe de cobrança são justificáveis e compensados com a extrema eficácia da sua atuação.Apoio jurídico, que pode e deve ser utilizado tanto na fase extrajudicial como judicial. Embora as cobranças se devam concentrar, preferencialmente, nos montantes mais significativos, as dívidas pequenas não devem ser menosprezadas. Por vezes, o somatório destas atinge montantes surpreendentes que podem afetar a liquidez da empresa.

Á medida que os valores não pagos se distanciam da data em que venceram é preciso tornar mais enérgica a cobrança.A empresa pode adotar normas gerais (sempre analisando os casos especiais). Uma vez registrado o atraso no pagamento de uma fatura, sugere-se que seja estabelecido um primeiro contacto com o devedor, direto e pessoal, como forma de solicitar o pagamento da divida.Em vez do envio de uma carta de cobrança, o credor deverá socorrer-se do telefone ou de outros meios de comunicação pessoais, como seja o e-mail ou o próprio fax, dado a sua utilização revelar-se bastante mais eficaz no contacto com o devedor.Posteriormente, caso o contacto telefónico não surta o efeito desejado, deve ser enviada uma carta de cobrança. Para maximizar o impacto deste meio, deve-se preparar a carta com cuidado, dando-lhe um caráter personalizado.

A melhor forma para o demonstrar é redigir uma carta objetiva, firme, afável e endereçar a mesma ao responsável da área financeira, com referência a contactos anteriores e, se possível, mencionar as respectivas datas. Deve-se evitar a utilização de expressões como "primeiro aviso" ou "primeira solicitação". Estas expressões dão a idéia de que pode haver um segundo ou mais avisos. O objetivo é pressionar o devedor ao imediato pagamento, sem lhe dar esperança de tolerância ou flexibilidade por parte do credor.